Ausgangslage: eine unvollständige Anfrage
Das folgende Beispiel ist fiktiv: Ein Kunde möchte acht Räume mit neuen Leuchten ausstatten und schreibt eine kurze E-Mail. Angaben zu Raumgrößen, vorhandener Verkabelung und gewünschtem Termin fehlen. Wer sofort einen Preis ausgibt, müsste Annahmen treffen.
Schritt 1: Angaben sauber erfassen
Ein KI-gestützter Ablauf kann aus der Nachricht die bekannten Fakten extrahieren: acht Räume, gewünschte Leistung und vorhandene Kontaktdaten. Die fehlenden Informationen erscheinen daneben als offene Punkte. Schon diese Trennung spart Sucharbeit und reduziert Missverständnisse.
Schritt 2: Rückfragen und Entwurf vorbereiten
Aus einer freigegebenen Vorlage entsteht ein freundlicher Rückfrageentwurf. Sind die Angaben später vollständig, kann die KI Leistungspositionen und Beschreibungstexte vorschlagen. Sie sollte dafür nur bekannte Bausteine verwenden und Unsicherheiten sichtbar lassen.
Schritt 3: fachlich freigeben
Eine verantwortliche Person prüft technische Machbarkeit, Mengen, Preise, Fristen und Vertragsbedingungen. Erst danach wird ein Angebot verschickt. Der Entwurf ist eine Arbeitshilfe, keine automatische Zusage an den Kunden.
So lässt sich ein Pilot bewerten
- Wie oft wurden fehlende Angaben korrekt erkannt?
- Welche Textbausteine mussten regelmäßig korrigiert werden?
- Wie viel Bearbeitungszeit fiel tatsächlich an – mit und ohne Hilfsmittel?
- Wurde jede Freigabe dokumentiert?
Mit zehn anonymisierten Beispielanfragen lässt sich oft schon erkennen, ob sich der Ablauf für den eigenen Betrieb eignet. Ein Ergebnis sollte gemessen statt versprochen werden.