1. Eingehende Anfragen strukturieren
Aus E-Mail-Texten lassen sich Anliegen, Termine und fehlende Angaben in eine Übersicht übertragen. Das Team sieht schneller, welche Antwort oder Rückfrage nötig ist. Vor dem Einsatz sollten Kategorien und Ausnahmen festgelegt werden.
2. Informationen aus Dokumenten finden
Aus freigegebenen Handbüchern, Preislisten oder Prozessbeschreibungen kann ein Suchassistent passende Stellen zeigen. Entscheidend ist, dass die Quelle sichtbar bleibt und veraltete Dokumente entfernt werden.
3. Wiederkehrende Texte entwerfen
Antworten, Angebotsbeschreibungen oder interne Anleitungen beginnen häufig mit ähnlichen Formulierungen. KI kann einen ersten Entwurf aus geprüften Bausteinen erstellen. Ton, Fakten und Empfänger kontrolliert ein Mensch.
4. Besprechungen in Aufgaben übersetzen
Aus einem freigegebenen Protokoll lassen sich Entscheidungen, Zuständigkeiten und offene Fragen zusammenfassen. Die Beteiligten sollten das Ergebnis prüfen, bevor Aufgaben verbindlich verteilt werden.
5. Kleine Auswertungen erklären
Tabellen mit wiederkehrenden Kennzahlen können als kurze, verständliche Zusammenfassung aufbereitet werden. Zahlen und Rechenweg müssen weiterhin direkt prüfbar sein; die KI ersetzt keine fachliche Entscheidung.
Welcher Ablauf zuerst?
Bewerten Sie jeden Kandidaten nach Häufigkeit, Klarheit der Eingaben, Aufwand einer Korrektur und Vertraulichkeit der Daten. Starten Sie dort, wo ein Fehler auffällt, leicht korrigierbar ist und der Nutzen im Alltag messbar wird. Ein kleiner Pilot ist aussagekräftiger als eine breite Einführung ohne Vergleich.